Die Online-Recherche ist auf zwei Arten möglich:

• Als Gast (ohne Registrierung und Anmeldung): Sie können in den Erschließungsdaten durch Stöbern im Tektonikbaum oder die Eingabe von konkreten Suchbegriffen über die Suchfunktion recherchieren.
• Als registrierte*r und angemeldete*r Benutzer*in: Über den Status als Gast hinaus können Sie Elemente in die Merkliste und den Warenkorb übernehmen und somit einen Besuch zur Einsichtnahme bei uns im Archiv vorbereiten. Die Erstellung eines Accounts erfolgt über den Reiter Registrieren und ist nur einmal erforderlich.

Ungeachtet der freien Recherche in der Datenbank ist die Einsichtnahme in die gewünschten Bestände bei uns vor Ort im Universitätsarchiv ausschließlich nach vorheriger Anfrage – entweder zuvor per E-Mail an archiv@ruhr-uni-bochum.de oder während der Bestellung im Feld „Freitext“ im Warenkorb – unter Nennung des konkreten Anliegens bzw. Forschungsgegenstands möglich. Ungeachtet der automatisierten Bestellbestätigungen des Systems werden wir uns in jedem Fall auf Ihre Anfrage hin bei Ihnen melden und eine Prüfung des Sachverhalts (z. B. Rechtsprüfung hinsichtlich der Sperrfristen nach dem Archivgesetz NRW) vornehmen. Im positiven Falle der Genehmigung vereinbaren wir gemeinsam mit Ihnen einen Termin zur Einsichtnahme.

Digitale Reproduktionen können regulär erst nach der Einsichtnahme vor Ort von Benutzer*innen bestellt und im Anschluss daran von uns geprüft und bereitgestellt werden. Bei nicht-publiziertem Schriftgut ist eine Reproduktionsbestellung ohne vorherige Einsichtnahme generell nicht möglich.

Die Bereitstellung und Verwendung von digitalen Reproduktionen, vor allem bei Fotografien, sind dabei grundsätzlich von der jeweiligen Situation des Urheberrechts abhängig. Wir weisen bereits an dieser Stelle darauf hin, dass unabhängig der angestrebten Verwendung neben einer Genehmigung durch das Universitätsarchiv Bochum zuweilen das Einholen des Nutzungsrechts bei externen Stellen durch die Archivbenutzenden erforderlich ist, was oftmals mit entsprechenden Kosten (Nutzungsgebühren) verbunden sein kann.

Bitte beachten: Künftig werden für einige der angebotenen Services, so auch die Erstellung von digitalen Reproduktionen, Gebühren anfallen. Weitere Informationen dazu sowie die Gebührenordnung werden Anfang des neuen Jahres 2025 verkündet.

Für RUB-interne Anfragen gelten teils andere Regelungen, was Bestellungen und Einsichtnahmen angeht. Dies betrifft vor allem abgebende Stellen, die bspw. stets Zugriff auf die von ihnen an das Universitätsarchiv abgegebenen Unterlagen erhalten können. Wenn diese Bestände noch Sperrfristen nach dem Archivgesetz NRW unterliegen, werden diese folglich nicht in dem hier öffentlich verfügbaren Tektonikbaum angezeigt. Bitte kontaktieren Sie uns direkt telefonisch oder per E-Mail an archiv@ruhr-uni-bochum.de.

• As a guest (without registration and log-in): You’re able to browse the tree structure and the pertaining indexing date as well as use the search function.
• As a registered and logged-in user: In addition to the above mentioned features, you’re able to save search results in the watch list or the cart thus prepare your order of the requested holdings to access them on-site at the University Archive. Create a user account via the tab Registrieren.

Irrespective of the free search, please mind that if you wish to access your requested holdings it is mandatory to send a written request prior – either by e-mail to archiv@ruhr-uni-bochum.de or during the order process in the "Freitext" field in the cart – stating the specific research interest. In addition to the system's automated order confirmations, we will always follow up on your order as well as check the respective legal status (e.g. valid retention periods under the archive law of the state of Northrhine-Westphalia). Reference services are only possible if the legal status grants access! If an order is accepted, we will set up an appointment with you.

If required, we accept orders for digital reproductions of holdings to a limited extent from users following up to their appointments. Ordering reproductions of unpublished records without prior appointment is not possible.

The provision and use of digital reproductions, especially in the case of photographs, are generally dependent on the respective copyright situation. We would like to point out that, regardless of the intended use, it is sometimes necessary for archive users to obtain the legal right of use from other copyright holders in addition to permission from the University Archive – which in turn often comes along with usage fees at the users' expense.

Our services are currently free of charge. In the future, fees will be charged for some of the services offered, including digital reproductions. Further information on this and the scale of fees will be announced at the beginning of the new year, 2025.

The above mentioned conditions may vary for requests from Ruhr University associates, e.g. on ordering and accessing. This is especially applicable for submitters, who may always be granted access to their submitted records. Please note that if the requested records are restricted by underlying retention periods they will not be shown in this publicly available module. Please contact us directly via phone or e-mail at archiv@ruhr-uni-bochum.de.